Exclusão de dados

Esta página explica como pedir que os dados tratados pelo Aurora sejam apagados, o que exatamente é apagado, o que continua guardado e por quê, e em quanto tempo respondemos. Ela complementa a Política de Privacidade — se houver divergência entre as duas, vale a política.

Há três caminhos diferentes, e o certo para você depende de quem você é. Comece pelo item 2, 3 ou 4, conforme o caso.

1. Antes de tudo: quem decide sobre os seus dados

O Aurora é o serviço de atendimento por WhatsApp que as clínicas de estética usam para receber e triar mensagens. Nessa relação:

• A clínica é a controladora. É ela quem decide o que acontece com os dados das pacientes dela, inclusive se e quando eles são apagados.
• O Aurora é operador. Nós executamos a exclusão, mas agimos por instrução da clínica. Não apagamos dados de uma clínica por conta própria, assim como não os usamos para finalidade nossa.

Na prática isso significa que, se você é paciente, o caminho mais rápido é pedir à clínica. Se preferir falar conosco, nós recebemos o pedido, confirmamos e o encaminhamos à clínica, acompanhando até a conclusão.

2. Você é paciente e conversou com uma clínica

Caminho principal — peça à clínica

Diga na própria conversa de WhatsApp, ou pelos canais de contato da clínica, que você quer que os seus dados sejam apagados. Como a clínica é a controladora, ela pode decidir na hora e nos instruir.

Caminho alternativo — peça a nós

Escreva para privacidade@gestaoaurora.com.br com o assunto “Exclusão de dados” e informe:

• o número de telefone usado na conversa, com DDD — é por ele que localizamos os seus dados;
• o nome da clínica com quem você conversou;
• se você quer apagar tudo ou apenas parte (por exemplo, só as fotos que enviou).

Podemos pedir informações adicionais para confirmar a sua identidade antes de atender. Não é burocracia: é a proteção contra alguém apagar os seus dados se passando por você.

3. Você é uma clínica cliente do Aurora

Para pedir a exclusão da conta inteira — todas as conversas, contatos e dados de triagem daquela clínica —, escreva para privacidade@gestaoaurora.com.br a partir de um e-mail do responsável cadastrado, indicando se você quer:

• exportação antes da exclusão (devolvemos os dados em formato legível por máquina e só então apagamos); ou
• exclusão direta, sem devolução.

Encerrado o contrato, devolvemos ou eliminamos os dados daquela clínica em até 30 dias — o mesmo prazo declarado no item 9 da Política de Privacidade —, conforme a instrução dela, salvo obrigação legal de guarda.

Lembre-se de que a clínica é a controladora: apagar a conta apaga também os dados das pacientes atendidas por ela. Se houver obrigação de guarda de prontuário ou registro profissional aplicável à clínica, ela precisa ser observada antes do pedido.

4. Você chegou aqui pelo Facebook ou pela Meta

A Meta oferece um fluxo automatizado: ao remover um aplicativo nas configurações do Facebook, você pode pedir que ele apague as informações que recebeu sobre você. Quando esse pedido chega ao Aurora, nós o registramos e devolvemos um código de confirmação com um link para acompanhar o pedido.

Dois pontos importantes sobre esse caminho:

• O identificador que a Meta nos envia é o seu identificador de usuário do Facebook. O Aurora não usa login pelo Facebook: nossos dados são organizados por número de telefone do WhatsApp. Ou seja, esse identificador sozinho normalmente não localiza nenhuma conversa aqui.
• Por isso, se o seu objetivo é apagar uma conversa de WhatsApp com uma clínica, use o caminho do item 2 e nos informe o número de telefone. É o único jeito de encontrarmos os dados.

O código de confirmação e a página de acompanhamento estão descritos no item 9.

5. O que é apagado, e onde cada coisa vive

Um pedido de exclusão total alcança o seguinte. A coluna “onde vive” existe porque um dado só está realmente apagado quando some de todos os lugares em que foi copiado:

Você também pode pedir uma exclusão parcial — por exemplo, apagar as fotos e manter o restante da conversa. Diga isso no pedido.

O que não está ao nosso alcance

• As mensagens no seu celular e no da clínica. Apagar os nossos registros não apaga a conversa no aplicativo WhatsApp de ninguém. Isso você apaga no próprio aparelho.
• Os dados que a Meta guarda. A Meta opera o WhatsApp e trata dados por conta própria, sob a política dela. Um pedido feito a nós não alcança os sistemas da Meta; para isso, use os canais da própria Meta.

6. O que fica guardado, e por quê

Alguns registros permanecem mesmo depois de um pedido de exclusão. A LGPD prevê isso expressamente no art. 16:

• Registros de acesso à aplicação — data, hora e origem dos acessos ao sistema. O art. 15 do Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014) exige a guarda por, no mínimo, 6 meses — o mesmo prazo declarado no item 9 da Política de Privacidade.
• Dados necessários ao cumprimento de obrigação legal ou regulatória — por exemplo, registros fiscais e contratuais da relação com a clínica cliente.
• O registro do próprio pedido de exclusão — data, canal e o que foi solicitado. Guardamos para conseguir comprovar que atendemos você. Ele não contém o conteúdo das mensagens apagadas.

Nada disso é usado para atendimento, marketing ou qualquer outra finalidade: fica arquivado apenas para cumprir a lei.

7. Backups: o dado pode persistir por até cerca de 6 meses

Mantemos cópias de segurança criptografadas com política de retenção de 7 diárias, 4 semanais e 6 mensais. Backup, por definição, é uma fotografia do sistema num instante do passado — não dá para editar o passado sem destruir a utilidade da cópia. Então, quando apagamos os seus dados da base ativa, eles ainda podem existir dentro de backups criptografados por até cerca de 6 meses, até que a cópia mais antiga saia do ciclo normal de retenção e seja descartada.

Enquanto isso:

• esses backups não são consultados na operação do dia a dia — só existem para recuperação de desastre;
• eles são cifrados antes de sair do nosso servidor, com chave que não fica em poder do provedor de armazenamento;
• se um backup precisar ser restaurado nesse intervalo, os dados objeto de pedidos de exclusão pendentes são apagados novamente logo após a restauração.

8. Prazos

• Confirmação de recebimento e repasse à clínica controladora, quando o pedido chega a nós primeiro: em até 5 dias úteis — o mesmo prazo declarado no item 11 da Política de Privacidade.
• Resposta completa: em até 15 dias contados do pedido, conforme o art. 19, II, da LGPD — o mesmo prazo declarado no item 11 da Política de Privacidade.
• Saída dos backups: até cerca de 6 meses, pelo ciclo descrito no item 7.

9. Como acompanhar um pedido

Todo pedido recebe um código de confirmação, uma sequência de 32 caracteres que serve de protocolo.

• Pedidos vindos do fluxo automatizado da Meta (item 4) recebem o código e o link de acompanhamento na hora, no endereço /exclusao-de-dados/status/«código».
• Pedidos por e-mail (itens 2 e 3) recebem o código na resposta de confirmação de recebimento.

A página de status explica o que foi recebido e qual é o passo seguinte. Para saber em que ponto está o seu pedido, ou para contestar uma recusa, responda ao e-mail de confirmação ou escreva para privacidade@gestaoaurora.com.br citando o código.

Se a nossa resposta não te satisfizer, você pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

10. Fale conosco

• Pedidos de exclusão e demais direitos do titular: privacidade@gestaoaurora.com.br
• Encarregado pelo tratamento de dados (DPO): Bruno Roberto Cardoso Silva — privacidade@gestaoaurora.com.br